Firmenkonto in Österreich: Das musst du wissen
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- Egal ob Einzelunternehmen, GmbH oder OG, mit einem Firmenkonto kannst du deine privaten und beruflichen Finanzen eindeutig trennen.
- Lass dich nicht von der Kontoführungsgebühr alleine täuschen, sondern vergleiche genau, welche sonstigen Kosten mit dem Firmenkonto verbunden sind.
- Die Art deiner Geschäftstätigkeit beeinflusst, welches Firmenkonto für dich ideal ist (z.B. viele Barzahlungen, häufige Zahlungen in Fremdwährungen, etc.).
- Fintechs und Direktbanken bieten oft besonders ansprechende Apps und gute Konditionen. Wenn du jedoch auch anderen Leistungen benötigst, z.B. einen Kredit, kann es trotzdem besser sein, bei einer “klassischen” Bank ein Firmenkonto zu haben.
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- Vorab musst du genau überlegen, welche Transaktionen auf deinem Firmenkonto stattfinden werden. Dies ist die Ausgangslage für die Suche nach einem passenden Anbieter.
- Vergleiche die Konditionen verschiedener Banken genau, denn schon geringe Unterschiede können im Lauf der Jahre in Summe relevante Beträge ausmachen.
- Vor der Eröffnung des Firmenkontos kannst du versuchen, einzelne Spesen noch mit der Bank zu verhandeln.
- Wächst dein Unternehmen bereits stark, so kannst du zusätzliche Firmenkonten bei anderen Kreditinstituten eröffnen, um die Vorteile verschiedener Banken zu nutzen und Transaktionen dann flexibel, über unterschiedliche Institute, abzuwickeln.
Wer braucht ein Firmenkonto?
Wer ein Einzelunternehmen gründet oder freiberuflich tätig ist, dürfte theoretisch das Privatkonto für alle Zahlungen nutzen. Besonders praktisch ist das jedoch nicht, denn schließlich muss dann immer nachgewiesen werden können, woher welche Zahlung stammt. Die Abgrenzung zum Privatbereich ist somit nicht gegeben und das kann dazu führen, dass es gegenüber dem Finanzamt Erklärungsbedarf hinsichtlich privater Ausgaben kommt. Deshalb ist es auch für all jene, die nicht gesetzlich verpflichtet sind, ein eigenes Firmenkonto zu führen, empfehlenswert, das trotzdem zu tun.
Eindeutig ist die Situation bei Kapitalgesellschaften, also einer AG, KG oder eine GmbH. Für die Gründung des Unternehmens muss die Stammeinlage auf dem Firmenkonto hinterlegt werden. Dies bestätigt dann die Bank dem Notar in Form eines eigenen Auszugs.
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Zu beachten ist auch, dass Personen, die ansonsten nicht selbstständig tätig sind, aber Immobilien vermieten, ein Firmenkonto anlegen sollten. Denn gerade bei der Vermietung und Verpachtung ist es wichtig, die Zahlungen eindeutig von Privatausgaben abzugrenzen um nachweisen zu können, welche Ausgaben wirklich die Immobilie betrafen und nicht nicht deine eigenen vier Wände.
Firmenkonto vs. Privatkonto: Was sind die Unterschiede?
Firmenkonten funktionieren prinzipiell sehr ähnlich wie Girokonten für Privatpersonen. Unterschiede kann es bei den Konditionen geben. Gerade bei Unternehmen, die sehr viele Buchungen haben, lohnt es sich daher genau zu vergleichen, welche Kosten pro Buchungszeile anfallen und wie hoch die monatlichen Fixkosten sind. Ein weiterer Aspekt sind Zahlungseingänge in Fremdwährungen. Wenn diese häufig vorkommen, muss verglichen werden, welche Spesen von den unterschiedlichen Kreditinstituten verrechnet werden.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Gestaltung der Kontoüberziehung. Privatpersonen bekommen meist einen vergleichsweise kleinen Überziehungsrahmen. Unternehmen hingegen können, bei entsprechender Bonität und abhängig von der Branche, wesentlich höhere Rahmenvereinbarungen abschließen. Solche sogenannte Kontokorrent-Kredite ermöglichen die Vorfinanzierung von Wareneinkauf oder beispielsweise bei Immobilien-Unternehmen die Finanzierung der Sanierung von Wohnungen, die anschließend verkauft werden sollen.
Wie sich das Firmenkonto in Österreich vom klassischen Privatkonto unterscheidet, hängt somit auch davon ab, welcher unternehmerischen Tätigkeit nachgegangen wird und wie die Nutzungsmöglichkeit des Firmenkontos an die geschäftlichen Bedürfnisse angepasst werden.
Rechtsform beim Firmenkonto – GmbH, OG, Einzelunternehmer oder Freiberufler?
Abhängig von der Gesellschaftsform deines Unternehmens gibt es etwas unterschiedliche Anforderungen an das dazugehörige Firmenkonto:
- Einzelunternehmen, Freiberufler und Vermieter (nicht gewerblich, weniger als 5 Wohnungen): Es muss kein eigenständiges Firmenkonto vorhanden sein. Bei Prüfungen durch das Finanzamt und für die ordnungsgemäße Buchhaltung muss jedoch aufgeschlüsselt werden, welche Zahlungen das Privatleben betreffen und welche Zahlungsein- und Ausgänge hingegen beruflicher Natur sind. Empfehlenswert ist daher, ein getrenntes Firmenkonto zu führen.
- Offene Gesellschaft (OG): Die OG wird immer von mindestens zwei Personen betrieben. Sie ist zwar keine Kapitalgesellschaft, aber trotzdem ist ein Firmenkonto nötig. Ansonsten wären die Zahlungen schließlich immer mit dem Privatkonto einer an der OG beteiligten Person vermischt.
- Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, KG): Diese Unternehmen, auch die gründungsprivilegierte GmbH, benötigen unbedingt ein getrenntes Firmenkonto. Der Nachweis über das Stammkapital muss bereits so erfolgen, dass dieses Kapital nicht einfach irgendwo vorhanden ist, sondern konkret auf einem separaten Firmenkonto hinterlegt wurde.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass es nur in den allerwenigsten Fällen sinnvoll ist, kein Firmenkonto zu eröffnen. Das könnte etwa dann der Fall sein, wenn du, neben deinem Angestelltenverhältnis, vereinzelt Vorträge hältst und somit nur sehr wenige Zahlungseingänge pro Jahr als Freiberufler hast. Abseits solcher Ausnahmesituationen ist ein Firmenkonto immer die bessere Wahl.
Auf diese Kosten musst du bei einem Geschäftskonto achten
Bei Firmenkonten gibt es unterschiedliche Kostenpositionen zu beachten. Abhängig davon, wie die Zahlungsstruktur deines Unternehmens aussehen wird (z.B.: viele Bar-Eingänge, viele Zahlungen in Fremdwährungen, Kreditkarte nötig oder nicht, etc.), musst du einen Anbieter finden, der zu deinen Bedürfnissen passt.
- Kontoführungsgebühr: Die Kontoführungsgebühr wird meist quartalsweise berechnet und liegt im Schnitt im Bereich von 0€ bis 20€ pro Monat.
- Beleglose / Beleghafte Buchungen: In den meisten Fällen erfolgt eine Vergütung pro Buchungszeile. Diese liegt zwischen 0,05 und 0,30€ pro Buchung. Das klingt wenig, doch gerade, wenn du sehr viele Buchungen mit kleinen Beträgen hast, können unterschiedliche Kosten bei Buchungszeilen beträchtliche Auswirkungen haben.
- Aus- und Einzahlungen: Unternehmen, die beispielsweise die Tageslosung in bar einzahlen, müssen auf die damit verbundenen Spesen achten. Hier gilt, ähnlich wie bei den Buchungszeilen, dass sie zwar gering ausfallen, aber stetig anfallen und sich somit summieren können.
- Kartengebühren: Pro Bankomat und Kreditkarte fallen zusätzliche Kosten an. Diese sind sehr unterschiedlich, abhängig davon, welche Firmenkreditkarte gewählt wird. Eine einfache Bankomatkarte liegt hingegen meist zwischen 0€ und 30€ pro Jahr.
- (SEPA) Lastschrift: Wenn dein Unternehmen häufig mit Lastschriften arbeitet, musst du die damit einhergehenden Gebühren berücksichtigen. Diesen fallen typischerweise pro Mandat an.
- Überweisungen (Ausland / Echtzeit): Zahlungen in Euro, die zudem im EU-Raum bleiben, sorgen für keine zusätzlichen Kosten. Wenn hingegen Kunden aus dem Nicht-EU-Ausland auf dein österreichisches Firmenkonto überweisen, liegen die Spesen typischerweise zwischen 7€ und 15€ pro Zahlung. Die Gebühr für Überweisungen in Echtzeit beträgt meist ca. 10€ bis 15€ pro Durchführung.
Was zählt, ist das Gesamtpaket. Manche Banken verrechnen höhere Kontoführungsgebühren und dafür fallen für bestimmte andere Leistungen keine Zusatzkosten mehr an. Bei anderen ist es genau umgekehrt, die Kontoführung ist womöglich sogar gratis, dafür gibt es diverse Spesen, die laufend im Geschäftsalltag entstehen.
Filial- oder Direktbank: Was ist hier wichtig?
Auf den ersten Blick wirken die Angebote von Direktbanken meist sehr verlockend. Doch bei Firmenkonten kommt es stark darauf an, welche Bedürfnisse die Bank, abseits der simplen Zahlungsabwicklung, erfüllen musst. Am einfachsten nachvollziehbar ist das anhand einiger Beispiele:
- Unternehmen mit Tageslosungen (z.B. Gastronomie, Handel) müssen das Bargeld unkompliziert auf das Bankkonto transferieren können. Das ist mit einer klassischen Filiale vor Ort einfacher möglich.
- Größere Fremdwährungstransaktionen: Bei Direktbanken kommt es vor, dass bei Fremdwährungstransaktionen der Absender des Geldes nicht angezeigt wird, sondern der Name des Bankinstituts. Das führt dazu, dass es von der anderen Bank, die an der Überweisung beteiligt ist, zu einer Nachfrage kommen kann und auch das Finanzamt kann diesbezüglich Informationen einholen. Das ist zwar kein großes Problem, aber zusätzlicher Aufwand.
- Finanzierungen: Wer Wachstumspläne verfolgt und dafür Kapital benötigt, ist mit einer Bank, die auch Finanzierungen abwickelt, besser bedient. Schließlich können dann alle Leistungen (Firmenkonto, Kreditfinanzierung, Leasing, etc.) über ein Institut abgewickelt werden. Die bestehende Geschäftsbeziehung kann die Verhandlungen über einen Kredit entsprechend erleichtern.
- Umgekehrt bieten sich Direktbanken für all jene Selbstständige an, deren Kunden online und bargeldlos bezahlen. Wer keine besonderen Zusatzleistungen benötigt, kann über eine Direktbank ein preiswertes Firmenkonto eröffnen.
Was sonst noch bei einem Firmenkonto wichtig ist
Abseits der Konditionen und der Funktionalität des Firmenkontos kann es noch ein paar andere Faktoren geben, die für oder gegen das ein oder andere Angebot sprechen.
Sicherheit
Gerade bei Fintechs ist immer noch ein bisschen Unsicherheit vorhanden, inwiefern sich die einzelnen Anbieter langfristig etablieren werden. Ihre Angebote sind keineswegs unseriös, aber das subjektiv empfundene Vertrauen in eine Bank, das sicher auch durch das Image des Unternehmens beeinflusst wird, spielt eine – zumindest unterbewusste – Rolle bei der Entscheidung, wo das Firmenkonto eröffnet wird.
Zusätzliche Funktionen (Buchhaltung & Co)
Wenn du dein Unternehmen erst gründest und somit auch vor der Frage stehst, wie du die Buchhaltung abwickeln wirst, können manche Banken mit spannenden Zusatzangeboten aufwarten. So gibt es teils integrierte Buchhaltungs-Tools oder zumindest eine Vorbereitung für die Buchhaltung. Sind solche Extras nicht vorhanden ist es wichtig, dass die Daten zumindest als PDF und CSV-Dateien exportiert werden können, damit du sie in diesem Format an deinen Steuerberater übermitteln kannst.
Apps und Online-Banking
Ein Bankkonto soll nicht nur preiswert sein, sondern vor allem auch zuverlässig und praktisch. Dazu gehört auch, dass es eine gute App gibt, die mobiles Banking ermöglicht. Hier sind die Unterschiede zwischen den einzelnen Banken deutlich erkennbar. Sieh dir daher vorab genau an, welche App und Online-Lösung du ansprechend findest.
Firmenkonto eröffnen: So geht’s!
Bevor du ein Firmenkonto eröffnest ist der wichtigste Schritt, genau zu planen, wofür du es brauchen wirst. Anhand dieser Punkte überprüfst du dann, welches Konto am besten zu dir passt und die idealen Konditionen bietet. Bei der Auswahl der Anbieter musst du alle Aspekte einbeziehen – von den laufenden Kosten, bis hin zur Erreichbarkeit der Bank, falls es einmal ein Problem geben sollte.
Sind diese Vorbereitungsarbeiten geleistet, kannst du nun das Firmenkonto eröffnen. Je nach Bank ist das entweder sogar online oder vor Ort möglich. Wenn du dein Unternehmen gerade erst gründest, musst du das der Bank mitteilen. Das ist bei zu gründenden Kapitalgesellschaften besonders wichtig, damit die Bank anschließend eine entsprechende Bestätigung über das einbezahlte Stammkapital ausstellen kann.
Hast du bereits ein Unternehmen und willst zu einer anderen Bank wechseln, so wird dieses Kreditinstitut einige Informationen über deine Tätigkeit einholen. Gegebenenfalls musst du den letzten Jahresabschluss, einen Firmenbuchauszug und einen Auszug des Registers wirtschaftlicher Eigentümer vorlegen.